5 απλά βήματα για τη συμπλήρωση ενός βιογραφικού

Η συμπλήρωση ενός βιογραφικού αποτελεί μια σχετικά απλή διαδικασία η οποία όμως μπορεί εύκολα να δημιουργήσει λανθασμένες εντυπώσεις και να αποδειχθεί καθοριστικός παράγοντας στα πλαίσια επιλογής ενός υποψηφίου για σπουδές ή εργασία.

Δεδομένου ότι το βιογραφικό αποτελεί το εφαλτήριο, μια πρώτη εντύπωση που δημιουργεί κάποιος χωρίς να μας έχει δει ή να έχει συζητήσει μαζί μας, είναι σημαντικό να αντικατοπτρίζει όσο γίνεται περισσότερο τον εαυτό μας.

1. Δομή

Είναι απαραίτητο τόσο για λόγους αισθητικής όσο και για λόγους οργάνωσης να υπάρχει μια συγκεκριμένη δομή στο βιογραφικό μας σημείωμα. Αρχίζοντας από την διαδικασία της παρουσίασης των προηγούμενων σπουδών και της πιθανής επαγγελματικής εμπειρίας, πρέπει να παρουσιάζονται καθαρά: η χρονική τους διάρκεια, ο φορέας του εκπαιδευτικού ιδρύματος ή του εργοδότη και μια συνοπτική περιγραφή των γνώσεων και των δεξιοτήτων που αποκόμισε ο υποψήφιος. 

Άνάλογα με την βαρύτητα της κάθε κατηγορίας, κάποιος μπορεί να επιλέξει να αρχίσει το βιογραφικό του είτε με τις προηγούμενες σπουδές του είτε με την προηγούμενη επαγγελματική εμπειρία που είχε. Ιδανικά, η παρουσίαση πρέπει να γίνεται με αντίστροφη χρονολογική σειρά έτσι ώστε να διευκολύνεται ο αναγνώστης.

Πέρα από τις δυο βασικές αυτές κατηγορίες οι οποίες αποτελούν σημείο έναρξης σε κάθε βιογραφικό, ο καθένας μπορεί να συνεχίσει προβάλλοντας πιθανές θέσεις υπευθυνότητας που κατείχε στο παρελθόν (π.χ. πρόεδρος σε μια οργάνωση, συμμετοχή σε συνέδριο, κτλ.), πιθανές δεξιότητες (γνώσεις υπολογιστή, ξένες γλώσσες, κτλ.) και συμμετοχή σε σεμινάρια και εκπαιδευτικά προγράμματα μικρού μήκους (π.χ. σεμινάριο στη διαχείριση έργων 15 ωρών).

Ένα καλό βιογραφικό είναι επιθυμητό να τελειώνει με τις συστατικές επιστολές του κάθε υποψηφίου. Σε περίπτωση που ο υποψήφιος κατέχει συγκεκριμένες συστατικές επιστολές τότε ενδείκνυται μια συνοπτική αναφορά αυτών που έχουν συντάξει την συστατική επιστολή - ονοματεπώνυμο, επάγγελμα και στοιχεία επικοινωνίας. Σε αντίθετη περίπτωση, αρκεί να αναφερθεί ότι οι συστατικές επιστολές είναι διαθέσιμες εφ'όσον ζητηθούν.

2. Στόχευση

Η αποστολή του ίδιου βιογραφικού παντού, είτε σε πανεπιστήμια είτε σε εργοδότες, είναι μια συνηθισμένη πρακτική η οποία βοηθά στην εξοικονόμηση χρόνου αλλά σε πολλές περιπτώσεις δεν είναι αρκετά αποτελεσματική. Η προσαρμογή του βιογραφικού και των δυνατών και αδύνατων σημείων του υποψηφίου ανάλογα με τη φύση και την κουλτούρα του προγράμματος ή της θέσης εργασίας στην οποία κάνουμε αίτηση, πιθανότατα να φέρει πολύ καλύτερα αποτελέσματα. Για παράδειγμα, μια αίτηση σε μια εταιρεία η οποία δραστηριοποιείται στον τομέα του λιανικού εμπορίου προυποθέτει την ανάδειξη όλων εκείνων των στοιχείων στο βιογραφικό ενός υποψηφίου που να καταδεικνύουν την γνώση αυτού του τομέα. Ένας απόφοιτος μάρκετινγκ θα μπορούσε να αναδείξει την παρακολούθηση μαθημάτων στους τομείς των υπηρεσιών και του λιανικού εμπορίου κάτω από την παρουσίαση του πτυχίου του.

3. Έκταση

Το μήκος ενός βιογραφικού σημειώματος είναι εξαιρετικά σημαντικό ειδικά στην περίπτωση της εύρεσης εργασίας. Με την κατάσταση που επικρατεί σήμερα και τις ελάχιστες θέσεις εργασίας, οι περισσότερες εταιρείες λαμβάνουν καθημερινά εκατοντάδες βιογραφικά σημειωμάτα για κάθε θέση εργασίας. 

Βιογραφικά τα οποία πλατιάζουν και είναι εξαιρετικά περιγραφικά δύσκολα θα ξεχωρίσουν από τα υπόλοιπα και το μόνο που πετυχαίνουν, είναι να κουράζουν τον εργοδότη και να μην διαβάζονται μέχρι τέλους.

Αυτό που ισχύει γενικότερα είναι ότι ένα βιογραφικό σημείωμα δεν θα πρέπει να ξεπερνάει τις 2 σελίδες. Μοναδική εξαίρεση αποτελούν τα ακαδημαικά βιογραφικά τα οποία αφορούν αιτήσεις σε διδακτορικά και μεταδιδακτορικά προγράμματα ή αιτήσεις για κάλυψη ακαδημαικών θέσεων και τα οποία περιέχουν εκτενή αναφορά στο ερευνητικό έργο του υποψηφίου. 

4. Τρόπος γραφής

Ο τρόπος γραφής ενός βιογραφικού σημειώματος πρέπει να είναι κατα κανόνα επίσημος και να απευθύνεται σε τρίτο προσωπο. Στην Ελλάδα, όλο και περισσότερες εταιρείες απαιτούν την αποστολή βιογραφικών σημειωμάτων αποκλειστικά στην αγγλική γλώσσα. Ένα τυπικό στυλ γραφής περιλαμβάνει την χρήση γραμματοσειράς Times New Roman με μέγεθος 11 - 12. Η κάθε ενότητα είναι καλύτερο να μαρκάρεται έντονα έτσι ώστε να είναι εμφανής ο διαχωρισμός σε αυτόν που το διαβάζει.

5. Αυτογνωσία

Η λέξη αυτογνωσία αφορά την τήρηση μερικών κανόνων ηθικής και αυτοκριτικής σχετικά με τη συμπλήρωση ενός βιογραφικού σημειώματος. Γενικά, είναι καλό να αποφευγέται η χρήση προσόντων και δεξιοτήτων που δε μπορούμε να δικαιολογήσουμε ή που δεν ισχύουν. Κάτι τέτοιο το μόνο στο οποίο εξυπηρετεί είναι να μας φέρει σε δύσκολη θέση. Ωστόσο η παραπάνω παράγραφος δεν εξαιρεί την προσπάθεια παρουσίασης κάποιων πραγμάτων με καλύτερο τρόπο ή την επικάλυψη κάποιων αρνητικών λεπτομερειών. 

Για παράδειγμα, στη περίπτωση που κάποιος έχει χαμηλη γενική βαθμολογία στο βασικό του πτυχίο, μπορεί να επιλέξει να μην παρουσίασει τη γενική βαθμολογία στο βιογραφικό του σημείωμα αλλά τη βαθμολογία της διπλωματικής του ή κάποιων βασικών μαθημάτων. Άντίστοιχα, ένας βαθμός πτυχίου 6,8 φαίνεται πολύ χειρότερα σε ένα βιογραφικό σημείωμα από την παρουσίαση του ολογραφώς ως: "Λίαν Καλώς" το οποίο αγγίζει ένα ευρύτερο φάσμα βαθμολογίας.